Project Assistent

Als Project Assistent ondersteun je ons projectteam door het hele traject: van opdracht tot projectafsluiting. Jij zorgt voor een soepel verloop door vergaderingen te plannen en notuleren, belangrijke documenten te beheren en afspraken te coördineren. Daarnaast ben jij de spil in het bewaken, opslaan en archiveren van projectdocumenten en correspondentie. De ondersteuning bestaat o.a. uit:

• Het plannen en notuleren van vergaderingen.
• Bewaken, opslaan en archiveren van in- en uitgaande mail betreffende het project.
• Bewaken, opslaan en archiveren van projectdocumenten met o.a. revisiebeheer, opleverdocumenten en offertes.
• Het maken en coördineren van afspraken voor het projectteam.
• Beheer en voortgang bijhouden van belangrijke, soms wettelijke, documenten.
• Aanmaken van inkoopopdrachten en het bewaken van de administratieve afhandeling hiervan.
• Voor het projectteam ben je het focal point voor het werken met de verschillende Gasunie applicaties, zoals Office 365, Sharepoint, GCM-tool en Ariba.
• Onderhoudt een uitgebreid systeem voor het organiseren, opslaan en ophalen van documentatie o.a. van technische tekeningen, specificaties, rapporten en correspondentie.

• Heb je een MBO-4/HBO werk- en denkniveau, aangevuld met document control ervaring op grote projecten en relevante ervaring op het gebied van technische administratie bij voorkeur in een projectomgeving.
• Je bent ervaren met Outlook, Word, Excel, PowerPoint en SharePoint. Meer kennis van het volledige Office365 pakket is een pre.
• Je bent ervaren met Acrobat Reader.
• Je hebt kennis van het inkoopsysteem Ariba of bent bereid om een cursus te volgen.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en kunt taalkundig juist formuleren waarbij je tevens aandacht hebt voor de layout/vormgeving.